Ontvang de ultieme checklist voor jouw nieuwsbrief.

Laat je info achter wij mailen hem naar je toe!

Check je mailbox !
Oeps! Er ging iets mis.

Externe publicatie

De vereniging in coronatijd

-- Dit artikel verscheen eerder in het Jaarboek 2020 van de Veiligheidskundige --

Hoe functioneert een vereniging tijdens de coronacrisis als juist het verenigen – in de zin van bijeenkomen – niet meer in fysieke vorm kan? Dat hangt sterk af van de activiteiten die er op het programma staan, kennisdeling en van de noodzaak tot fysieke aanwezigheid en onderlinge nabijheid van de leden. Dat een bokssportclub het moeilijk zal hebben is direct duidelijk, maar ook verenigingen van vakgenoten, alumni en andere experts zien zich voor grote problemen gesteld. Er moet eensklaps van alles online gedaan worden terwijl de kennis daarvoor soms nog ontbreekt, leden zeggen het lidmaatschap op vanwege hun verminderde inkomens of omdat er geen leuke evenementen of bijeenkomsten meer kunnen worden gepland.

De intelligente lockdown tijdens de eerste coronagolf en de maatregelen die later in 2020 de verspreiding van COVID-19 moesten remmen zijn een zware opgave geweest voor verenigingen. De Nederlandse Vereniging voor Veiligheidskunde (NVVK) heeft het als professioneel-kennisplatform-in-verenigingsvorm minder moeilijk dan bijvoorbeeld sportclubs, maar ook bij onze ‘huisclub’ werd het bestuur gedwongen stevig aan het roer te trekken. Dat de oorzaak van alle ellende, een pandemie, óók een veiligheidszaak is, maakte het des te noodzakelijker dat de vereniging op de rails bleef.

Al bijna 75 jaar lang levert de NVVK een actieve bijdrage aan het vak van deVeiligheidskundige. Het 75-jarig bestaan gaat een bijzonder moment in ons bestaan zijn, waar ook zeker uitgebreid aandacht aan wordt besteed de komende tijd. Inmiddels zijn daarvoor de voorbereidingen in volle gang. Van dit bijzondere moment weten we al lang dat dit gaat plaatsvinden, de vereniging kijkt er naar uit om dit samen met de leden te vieren. 2020 was, net als voor alles en iedereen, heel bijzonder voor de NVVK en wellicht wel het meest bijzondere jaar dat de vereniging heeft meegemaakt. In tegenstelling tot de jubileumviering zagen we de ontwikkelingen van het afgelopen jaar niet aankomen en moesten het NVVK-bestuur en het secretariaat snel schakelen en zich aanpassen om de leden zo goed mogelijk te begeleiden onder deze ongekende omstandigheden. Hoe ga je hier als vereniging mee om en hoe ondersteun je leden in hun dagelijkse werkzaamheden? In dit artikel kijken meerdere bestuursleden terug op het afgelopen jaar.

Kennismaken met nieuwe leden

‘Ieder jaar nodigen wij onze nieuwe leden uit voor een Kennismakingsdag, voor mij persoonlijk een van de hoogtepunten van het jaar,’ zegt Louis Nijland, penningmeester van de NVVK. ‘Vanuit mijn bestuursfunctie mag ik de nieuwe ledenwelkom heten en met hen in gesprek gaan over de NVVK; over wat wij als vereniging voor hen kunnen betekenen. In september 2020 hadden wij deze ontmoeting weer gepland staan, terugkijkend was het een van de weinige fysieke bijeenkomsten die wij als vereniging hebben georganiseerd. En het was bijzonder; veertig mensen die op nette afstand in lange rijen achter elkaar zitten. Waar we normaal veel over onze evenementen kunnen vertellen, was dat ditmaal erg lastig, want ze waren er nauwelijks geweest. En toch was het een geslaagde bijeenkomst. Vooral in deze tijd is het goed om met mensen in gesprek te gaan en te vragen hoe het met hen gaat.Wij grijpen elke mogelijkheid aan. Zowel privé als zakelijk is er voor iedereen veel veranderd. Zeker op het zakelijke vlak, maar soms ook op het persoonlijke vlak, hebben wij als NVVK geprobeerd een rol te spelen voor onze leden.’

COVID-19-kennisbank

De NVVK heeft dit jaar veel nieuwe leden verwelkomd dankzij een unieke actie. Begin april besloot het bestuur, onder aanvoering van Kees Roelofs, om alle intern beschikbare COVID-19-kennis beschikbaar te stellen, niet alleen aan de leden maar aan alle geïnteresseerden. Roelofs: ‘In april kwamen wij als bestuur digitaal bij elkaar en spraken over de maatschappelijke rol die wij als NVVK hebben. Wij waren van mening dat de NVVK niet alleen naar de leden een informerende rol heeft maar naar de gehele maatschappij, zeker in deze bijzondere tijden. Al snel ontstond het idee om daarom onze informatiebronnen openbaar en gratis beschikbaar te stellen aan iedereen die daarvoor interesse had.

Gedurende drie maanden konden geïnteresseerden een tijdelijk lidmaatschap van de vereniging aanvragen. Zo konden zij onder meer alle artikelen op het NVVK-Kennisportal over Covid-19 raadplegen.

Op de website van de NVVK is ook een speciale COVID-19 pagina gestart met daarop een overzicht van het laatste nieuws, kennispublicaties en een overzicht van alle media publicaties. Volgens bestuurslid André Vuijst een geslaagde actie.‘Gedurende een half jaar was deze pagina de meest bezochte pagina op onze website. Meerdere verenigingen besloten in het tweede kwartaal van 2020 om een soort gelijke pagina te starten en dit werd bij ons, maar ook bij andere verenigingen, door leden gewaardeerd. Voor ons was het ook een goede manier om alle kennis beschikbaar testellen op één overzichtelijke plek.

Enkele honderden mensen maakten gebruik van het gratis tijdelijke lidmaatschap, enkele tientallen daarvan zijn na afloop ook lid gebleven van de vereniging. Kees Roelofs: ‘Deze actie heeft ons veel positieve reacties opgeleverd. Het is bijzonder dat we in deze tijden ook zoveel nieuwe leden hebben mogen verwelkomen. We hebben dit jaar als bestuur veel nagedacht over de rol van de NVVK naar de leden en in de maatschappij, over de communicatie met de leden en hoe we onze service naar onze leden konden versterken. Ik geloof dat we daarin zijn geslaagd.’

Kennisnieuwsbrieven

Met verschillende beroeps- en brancheverenigingen heeft de NVVK meerdere nieuwsbrieven gepubliceerd over COVID-19. De door arboprofessionals meest gestelde vragen over COVID-19 en het bedrijfsgezondheidsbeleid werden behandeld in de speciale edities van Arbo-Inf@ct.

Daarnaast werkte de NVVK mee aan meerdere publicaties in de media, vaak in samenwerking met Jos Putman, expert op het gebied van het correct gebruik van mondkapjes. Op TV, radio, in de krant en online, Jos Putman en de NVVK werden door journalisten goedgevonden. Kees Roelofs: ‘Voor ons was het bijzonder om aan zoveel publicaties te mogen meewerken in de media. Als je beseft welke kennis en kunde aanwezig is bij onze leden, is dat eigenlijk ook weer geen verrassing. Dit past ook bij onze ambitieuze missie om er samen voor te zorgen dat onze vereniging hét expertisecentrum voor veiligheidsvraagstukken in Nederland wordt.

Elkaar online ontmoeten

Een kleine afvaardiging van het NVVK-bestuur was begin november verzameld in het PEC Stadion in Zwolle. Niet om een wedstrijd van PEC Zwolle te bekijken –publiek was ook toen niet welkom bij wedstrijden – maar om een digitale Algemene Vergadering (AV) te begeleiden (andere verenigingen spreken van een ALV). Kees Roelofs, Louis Nijland en André Vuijst waren samen met secretaris Vincent Grijfrath aanwezig in Zwolle.

André Vuijst; ‘Begin 2020 hebben we snel kunnen omschakelen qua events. Onze fysieke events werden omgezet naar online events, wat begon met een webinar over het correct gebruik van mondkapjes. Meer dan 30% van onze leden heeft dit webinar live gevolgd of later teruggekeken. Voor ons was dit hoge aantal eenbevestiging van de behoefte aan digitale bijeenkomsten en een motivatie om op die weg door te gaan. Later in het jaar organiseerden wij onder meer onze Vakkennisdag online. Groot voordeel daarbij was trouwens dat we Ivonne Herrera, voorzitter van de Resilience Engineering Association, vanuit Noorwegen digitaal konden laten deelnemen.

Eind september werd bekendgemaakt dat de Tijdelijke Wet Digitaal Vergaderen met twee maanden werd verlengd. Hierdoor ontstond voor de NVVK demogelijkheid om de AV digitaal te organiseren (het houden van algemene (leden)vergaderingen is een formele plicht van verenigingen, vastgelegd in het BurgerlijkWetboek, red.) Vincent Grijfrath: ‘Bij het organiseren van een AV komt veel kijken. De bijeenkomst moet uiteraard voldoen aan de geldende wetgeving en ook aan de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging zelf. Door de verlenging van de tijdelijke wet ontstond er voor ons ruimte om de AV digitaal te organiseren. Erg prettig. Als bestuur moet je jaarlijks verantwoording afleggen over je functioneren en dankzij deze verlenging konden wij dit digitaal gaan doen. Met een gedeelte van het bestuur dat fysiek aanwezig was en een gedeelte van het bestuur dat vanuit huis meekeek, was het ook voor ons totaal anders dan normaal. Maar het is een zeer geslaagde ervaring geweest. In vergelijking met de fysieke AV’s die wij tot nu toe organiseerden, hadden we bijna drie keer zoveel deelnemers, wat ons betreft wederom een teken dat deze manier van vergaderen wordt gewaardeerd door de leden.’

De AV werd georganiseerd door een externe en professionele partij die eind 2020 op bijna dagelijkse basis online vergaderingen produceerde voor verschillende partijen. Grijfrath: ‘Een gewaagde keuze om de productie uit te besteden. Als bestuur hebben wij direct gezegd dat wanneer we online gaan, het op en top geregeld moet zijn. We kunnen niet thuis allemaal voor onze camera gaan zitten, we hebben hierbij een professionele partij nodig. Deze keuze heeft gelukkig positief uitgepakt. Samen met het secretariaat is deze partij aan de slag gegaan met de organisatie van de AV. De samenwerking is goed bevallen. Als bestuur hebben we besloten om met deze externe partij vaker online events te gaan organiseren. In december en januari hebben we de eerste online seminars samen georganiseerd. Als NVVK bieden we daarmee onze leden niet zomaar webinars, maar professionele online bijeenkomsten. Inhoudelijk en qua organisatie zijn de bijeenkomsten van hoge kwaliteit. Dat is ook waar wij als NVVK voor willen staan.’

Veiligheid is (g)een spelletje’

Op 18 maart 2021 wordt voor de eerste keer door de NVVK een online congres georganiseerd. Vanuit het bestuur is Frank Guldenmund actief betrokken bij de organisatie van het congres. Guldenmund: ‘Het is ontzettend spannend om het tweejaarlijkse congres ditmaal online te organiseren. Een totaal ander programma, maar de inhoudelijke kwaliteit is net als bij de fysieke edities top. Als thema voor deze online editie hebben we gekozen voor ‘Veiligheid is (g)een spelletje’. Terugkijkend hebben we het afgelopen jaar eigenlijk toegewerkt naar de organisatie van dit online congres. Zonder de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van het NVVK-bestuur, het secretariaat en vooral de leden, zou het niet mogelijk zijn om nu dit congres online te organiseren. Alle opgedane kennis in het afgelopen jaar zetten we nu in om van dit congres een succes te maken. Groot voordeel is dat leden vanuit het hele land, zonder lange reistijd, kunnen deelnemen aan het congres. Met meer dan 400 leden die deelnemen aan het congres kunnen we zeker van een succes spreken!’

Dit artikel is begin 2021 verschenen in het jaarboek van De Veiligheidskundige. In meerdere artikelen blikken experts, betrokken bij de Veiligheidskunde, terug op 2020 en de gevolgen voor het vak. Maar uiteraard wordt er ook vooruit gekeken. Namens de NVVK heeft Frank Westerink dit artikel geschreven. Doel van dit artikel is om een indruk te geven van het aanpassingsvermogen van de vereniging.
Het jaarboek is via deze link te bestellen.

Wil je niets missen?

Schrijf je dan in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Bedankt! Je hoort snel van ons.
Oeps! Er ging iets mis.

Meer lezen?